Информационная система управления добровольцами (VMIS) — это информационная система, разработанная для содействия эффективному управлению ресурсами добровольцев. VMIS позволяет организациям отслеживать добровольцев, их навыки и квалификацию, а также управлять их доступностью. Это также обеспечивает платформу для общения между координаторами добровольцев и добровольцами. В этой статье будут рассмотрены преимущества и проблемы, связанные с VMIS.
Информационная система управления добровольцами (VMIS) — это информационная система, которая помогает управлять деятельностью добровольцев в организации или некоммерческом учреждении. Это позволяет организациям создавать базу данных, содержащую подробную информацию о каждом добровольце, такую как контактные данные, навыки и квалификация, доступность, рекомендации, записи об обучении и многое другое. Система также предоставляет инструменты для планирования смен, отслеживания часов, отработанных добровольцами, составления отчетов о показателях эффективности, связанных с волонтерской деятельностью в организациях или подразделениях, таких как школы или церкви и т.д., Настройки каналов связи между координаторами и добровольцами, а также управления всей необходимой документацией, связанной с волонтерской деятельностью, такой как формы выпуска и т.д.
Обзор преимуществ и проблем, связанных с VMIS
Основным преимуществом использования виртуальных машин, таких как система управления волонтерами Werkdone, является возможность оптимизировать операции, связанные с управлением волонтерами в любой организации – от церквей до школ, – что делает ее очень полезной.
Почему важна система управления посетителями?
Почему важно управлять посетителями? Система управления посетителями дает вам максимальный контроль над вашим рабочим местом. Обеспечьте безопасную среду для своих сотрудников с полным контролем и видимостью всех, кто входит на ваш сайт и выходит из него.
Лучшие практики внедрения информационных систем управления добровольцами
Внедрение VMIS имеет важное значение для организаций, которые полагаются на добровольцев для достижения своей миссии. Поиск правильной системы и обеспечение ее правильного использования могут иметь большое значение для использования преимуществ рабочей силы добровольцев. Вот некоторые рекомендации по внедрению и использованию VMIS:
- Установите системные цели: Первый шаг в любом внедрении VMIS — определить, чего вы надеетесь достичь с его помощью. Определение целей заранее поможет вам выбрать правильную систему, измерить успех и внести необходимые коррективы на этом пути.
- Стратегии сбора данных: Важно иметь точные данные по всем аспектам волонтерства, от тех, кто помогает вашей организации, во время каких мероприятий, когда они доступны и что они делают во время волонтерства. Определите стратегии сбора данных, чтобы ваша система оставалась актуальной.
- Определите роли и обязанности: Наличие четких ожиданий гарантирует, что каждый управляет составлением карт добровольцев ответственно и точно. Определите, какие роли нуждаются в доступе к системе, и определите обязанности каждого члена команды или группы, участвующих в управлении составлением карт добровольцев.
- Определите четкие политики: убедитесь, что все участники понимают ограничения, связанные с раскрытием конфиденциальной информации в VMIS. Разъяснение надлежащих ожиданий в отношении хранения данных помогает защитить безопасность организации, а также их личную информацию от взлома или других вредоносных действий.
- Изложите соображения безопасности: VMIS должна обеспечивать соответствующие уровни безопасности для данных, хранящихся в ее среде, такие как методы аутентификации для доступа к системам, технологические меры, используемые для связи по сетям, и процедуры шифрования для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации из внешних источников.
- Отслеживайте и вносите коррективы: Оцените, как ваши операционные стратегии с использованием VMIS влияют как на опыт добровольцев, так и на общие результаты успеха, связанные с ними, прежде чем вносить изменения; тестируйте небольшие изменения с течением времени, пока не найдете оптимальную стратегию, которая отвечает потребностям заинтересованных сторон, а также позволяет отслеживать рентабельность инвестиций.
С какой целью нам действительно нужно вести учет посетителей в организации или компании?
Журнал регистрации посетителей имеет много преимуществ, которые ваша организация может использовать в своих интересах. Хотя некоторые могут счесть журнал регистрации “просто еще одним неудобством”, при правильном использовании журнал регистрации посетителей может помочь защитить как вашу организацию, так и ваших гостей, а также предоставить другую ценную информацию.
Заключение
Использование VMIS является эффективным способом отслеживания и анализа данных, связанных с волонтерством, и обеспечения оптимальных результатов для вашей организации. Установив систему для хранения, отслеживания, анализа и отчетности данных, ваша организация сможет получить представление о навыках, предпочтениях и преданности своих волонтеров, чтобы принимать обоснованные решения при наборе персонала и управлении ими.
Кроме того, анализ данных может дать полезную информацию о влиянии добровольцев организации как на их собственный опыт, так и на окружающее сообщество. В конечном счете, эффективно настроенная VMIS может раскрыть потенциал как добровольцев, так и их организаций.
Преимущества VMIS
Преимущества информационной системы управления посетителями (VMIS) многочисленны. VMIS — это облачная система, которая обеспечивает безопасное, эффективное и автоматизированное отслеживание данных посетителей. Это помогает организациям управлять своими данными о посетителях с повышенной точностью и доступностью при одновременном снижении затрат на ручную работу, связанных с ручным вводом данных. Вот некоторые из ключевых преимуществ, которые предлагает VMIS:
Повышенная эффективность и автоматизация: VMIS упрощает процесс сбора и управления информацией о посетителях за счет автоматизации таких задач, как контроль доступа, проверка личности и регистрация данных о гостях. Это сокращает время, необходимое для ручного ввода или поиска данных, что, в свою очередь, повышает уровень эффективности в организации. Кроме того, это также устраняет человеческие ошибки, связанные с ручным вводом информации в базу данных или другую систему, поскольку все записи надежно хранятся в облаке, что гарантирует точность каждый раз.
Повышенная доступность и точность данных: с помощью VMIS организации получают доступ к обновленному хранилищу, в котором хранится вся необходимая информация о посетителях, такая как имя, номер удостоверения личности с фотографией, контактные данные и т.д., Что упрощает быстрый просмотр прошлых посещений или идентификацию повторных посетителей более эффективно, чем когда-либо прежде. Кроме того, поскольку все записи надежно хранятся в облаке, нет риска потери записей из-за сбоев оборудования или перебоев в подаче электроэнергии.
Заключение
Существует несколько рисков, связанных с устаревшими и неправильно управляемыми системами управления посетителями. Проблемы с соблюдением требований или сбои в безопасности из-за устаревшей платформы могут стоить целое состояние. Пришло время переосмыслить весь процесс и рассмотреть систему управления посетителями в качестве приоритета.